在数据库中收集的信息与在文件中收集的信息的主要差异是组织数据的方式。平面文件是以物理方式组织的；一些项置于其他项的前面或后面。但数据库的内容时根据数据模型组织的。数据模型是一个方案或一个图，它定义数据单元并指定每个单元如何与其它单元相关联。
例如，某个数字可以出现在文件或数据库中。在文件中，它指示出现在文件中某个位置的数字。但是，数据库中的数字具有数据模型指定给它的角色。该角色可能是一个价格，与作为客户预订订单中某一商品销售的产品相关联。价格、产品、商品、订单和客户等组件中的每一个也具有数据模型指定的角色。有关数据模型的说明，请参阅下图。
图: 使用数据模型的优点
当创建数据库时就会设计数据模型。然后根据模型布局的规划插入数据单元。有些书籍使用术语模式而不是数据模型。